Tahun ajaran baru sudah dimulai. Mahasiswa mulai disibukkan dengan kegiatan akademik seperti pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) dan bimbingan akademik dengan dosen pembimbing akademik masing-masing. Pada saat ini, mahasiswa mulai menghubungi dosen pembimbing akademiknya untuk membuat janji jadwal bimbingan KRS. Namun, banyak terjadi kasus mahasiswa yang dinilai kurang sopan saat menghubungi dosen. Seperti menghubungi dosen di waktu yang kurang tepat, atau menggunakan kata-kata yang kurang sopan. Berikut ini adalah beberapa tips-tips menjaga etika dalam menghubungi dosen.
1. Perhatikan Waktu saat Ingin Menghubungi Dosen
Seringkali mahasiswa menghubungi dosen di waktu yang kurang tepat, misalnya saat dosen sedang tertidur pulas atau di jam-jam pribadi. Waktu yang paling tepat dan etis untuk menghubungi dosen adalah saat Jam Kerja, yakni mulai pukul 08.00 pagi hingga pukul 16.00 WIB. Jika terpaksa menghubunginya di malam hari, maka disarankan menghubunginya setelah jam makan malam hingga pukul 21.00 WIB.
2. Jangan Lupa Ucapkan Salam
Salam adalah kesan pertama saat penerima pesan membaca pesanmu. Jadi, ucapkanlah salam agar terlihat sopan. Jika sesama muslim, ucapkanlah Assalammualaykum Warahmatullah Wabarakatuh, atau ucapan ‘Selamat Pagi dan Selamat Malam’ sesuai dengan waktu dan kondisi.
3. Jangan Lupa Minta Maaf
Jangan lupa untuk meminta maaf saat menghubungi dosen. Karena ucapan maaf akan menunjukkan sikap sopan santun dan rendah hati karena telah mengganggu waktunya.
4. Sebutkan Identitas dengan Lengkap
Dosen bertemu dengan ratusan mahasiswa setiap harinya. Jadi, merupakan hal yang lumrah apabila kontakmu tidak disimpan di handphone nya. Maka pastikan kamu menyertakan identitasmu di setiap awal komunikasi dengan lengkap.
5. Gunakan Bahasa yang Umum
Gunakan kata umum yang mudah dimengerti. Jangan gunakan kata-kata yang sulit dimengerti seperti singkatan-singkatan serta bahasa kekinian yang nonformal. Gunakanlah bahasa yang formal dan tanda baca yang sesuai, jangan gunakan emoticon, apalagi bahasa alay.
6. Tulis Pesan dengan Singkat, Padat dan Jelas
Sampaikan maksud dan keperluanmu kepada dosen secara singkat dan jelas, jangan bertele-tele. Secara psikologis, pesan yang panjang menimbulkan rasa enggan membaca bagi penerima pesan.
7. Ucapkan Terimakasih
Di bagian akhir, ucapkan terimakasih kepada dosen, karena telah menyempatkan waktu membaca pesanmu. Serta jangan lupa akhiri pesanmu dengan salam penutup.
8. Jangan Mengirim Pesan Berulang Kali
Jika dosen belum segera membalas pesanmu, tunggulah sebentar. Jangan pernah kirim spam atau pesan bertubi-tubi. Atau jika dalam keadaan mendesak, silakan temui langsung. Berusahalah untuk seformal mungkin dalam berkomunikasi dengan dosen. Karena dosenmu bukanlah teman sebayamu.
Contoh Pengiriman Pesan:
Assalammualaykum Pak, Selamat Pagi.
Maaf mengganggu waktunya.
Saya (nama), Mahasiswa jurusan (…), semester (…) kampus Indralaya bimbingan Bapak.
Saya dan teman-teman lainnya bermaksud menemui bapak untuk konsultasi dan bimbingan akademik semester ini. Kira-kira kapan bapak ada waktu luang untuk bimbingan pak?
Terimakasih sebelumnya pak
Wassalamu’alaykum
Sekian tips menjaga etika ketika hendak mengubungi dosen. Semoga kita tetap menjadi mahasiswa yang berpendidikan dan memiliki moral yang tinggi.
Penulis: Bagas Pratama, mahasiswa Jurusan Manajemen Unsri
